文件遗失说明的写法通常包括以下几个部分：
标题 ：简洁明了，如“关于[文件名称]遗失情况的说明”。称呼
（可选）：如果是向特定的人或部门说明情况，可以写上称呼，如“尊敬的[部门名称/领导姓名]”。
正文 开头： 简单介绍自己或者相关的主体，然后直接切入文件遗失这件事。 主体
结尾：表达歉意（如果有必要），说明已经采取或者将要采取的措施，以及希望得到的回应（如是否需要重新补办等）。
署名和日期：
在说明的末尾，写上自己的名字（或者部门名称）以及日期。
关于XX文件遗失情况的说明
尊敬的XX部门领导：
我是XX部门的员工，名叫XXX，负责文件管理工作。在此，我向贵部门报告一份重要文件的遗失情况。
该文件为XX项目的关键文件，编号为XXXXXX，最后一次看到该文件的时间是XXXX年XX月XX日，地点在办公室的XX文件夹中。在整理文件时，由于疏忽，该文件未被妥善保管，导致遗失。
我已经采取以下措施：
1. 立即在办公室内进行了全面的查找，但未找到该文件。
2. 向其他同事询问，确认文件未曾被借出或移动至其他位置。
为了弥补这一失误，我计划采取以下措施：
1. 重新打印一份新的文件，并确保其内容与原文件一致。
2. 加强文件管理，确保未来不再发生类似情况。
鉴于该文件对项目的重要性，我恳请贵部门能够协助处理此事，例如提供必要的证明文件或协助重新补办文件。
感谢贵部门的理解和支持。如有任何疑问或需要进一步的信息，请随时与我联系。
此致
敬礼!
XXX
XX部门
XXXX年XX月XX日
